Organiser une fête de quartier
Qu’est-ce qu’une fête de quartier?
Une fête de quartier est une activité sociale qui se déroule dans la rue et qui réunit les résidents de cette rue. Elle peut avoir lieu la fin de semaine ou un jour férié, et la circulation automobile peut être interdite dans la rue pendant qu’elle se déroule.
Obtenir un permis
Si vous organisez une fête de quartier et si vous avez l’intention de fermer la rue à la circulation pendant qu’elle se déroulera, vous devrez demander un permis à la Ville d’Ottawa. Votre demande de permis doit être soumise par écrit, au moins vingt-huit (28) jours avant l’événement. Elle doit porter votre signature ou celle d’un autre organisateur ou parrain de l’événement. La demande doit aussi renfermer les renseignements suivants :
- date de l’événement;
- heures de début et de fin de l’événement;
- nombre estimatif de participants;
- but de l’événement;
- emplacement projeté et parcours, s’il y a lieu;
- nombre et type de véhicules, y compris les chars allégoriques et les présentations, s’il y a lieu;
- autres renseignements propres à votre événement que le directeur général pourrait demander.
Vous devrez peut-être fournir une preuve d’assurance à la Ville pour recevoir un permis. Pour en savoir plus sur les responsabilités des organisateurs de fêtes de quartier, visitez le site
http://www.ottawa.ca/residents/bylaw/a_z/special_events/index_fr.html
ou le site
http://www.ottawa.ca/residents/bylaw/a_z/special_events/block_parties_fr.html.
Vous pouvez aussi appeler le Centre d’appels de la Ville, ouvert de 7 h à 19 h du lundi au samedi.
Renseignements généraux - 3-1-1 (613-580-2400)
Ligne sans frais - 866-261-9799
ATS - 613-580-2401 – Utilisateurs d’appareils TTY/de téléimprimeurs seulement
Si vous prévoyez servir de l’alcool au cours d’un événement se déroulant dans une propriété appartenant à la Ville (un parc, par exemple), vous devrez obtenir un permis d’occasion spéciale de la Ville d’Ottawa. Il y a aussi des règles à respecter en ce qui concerne la mise en place de l’installation où l’alcool sera servi et les personnes pouvant le servir. Vous trouverez la politique de la Ville d’Ottawa concernant la consommation d’alcool à l’adresse suivante :
http://www.ottawa.ca/city_hall/policies/alcohol_policy/index_fr.html.
Pour savoir comment planifier et organiser un événement spécial, communiquez avec le Bureau central des activités :
Bureau central des activités
101, promenade Centerpointe, 3e étage
Ottawa (Ontario)
K2G 5K7
Téléphone : 613-580-2424, poste14613; courriel : eventcentral@ottawa.ca.
Établir un budget et un calendrier
Les personnes qui organisent une fête ne veulent pas se retrouver avec une grosse facture à payer à la fin. Vous devez donc établir un budget réaliste dès le départ. Pour établir un budget, vous devez énumérer tout ce dont vous aurez besoin pour la tenue de votre événement (nourriture, équipement, animation, commercialisation, prix, décorations, location d’espace, permis, cadeaux de remerciement, etc.) et en indiquer le coût. Vous devrez ensuite déterminer ce que les dons et les commandites couvriront, et les frais de participation que vous devrez exiger afin de recouvrer vos coûts. Efforcez-vous toujours de prévoir un certain montant dans votre budget pour les dépenses de dernière minute. Enfin, il faut qu’un membre de votre comité soit responsable du budget afin d’obtenir l’assurance qu’il sera respecté.
Une fois que le comité a fixé la date de l’événement, il est important d’en établir le calendrier. Ce document indique les activités à accomplir dans les mois et les semaines qui précèdent l’événement et après qu’il a eu lieu (retour de l’équipement loué ou rédaction de notes de remerciement, par exemple). Le calendrier fixe une échéance pour chaque activité et en précise le responsable.
Assurance
La Ville d’Ottawa n’exige pas toujours une assurance pour les petits événements ou fêtes de quartier, mais vous devez vous informer à ce sujet avant de commencer à organiser votre activité. Il est recommandé de souscrire une assurance si votre événement prévoit des activités comme du hockey de rue ou d’autres activités sportives pouvant causer des blessures ou des dommages.
Vous pouvez vérifier auprès de votre compagnie d’assurance habitation les tarifs qu’ils auraient à vous offrir. Vous pouvez aussi communiquer avec une compagnie comme PAL Insurance (1-800-265-8098), qui se spécialise dans les événements spéciaux.
Règlements municipaux
N’oubliez pas qu’il existe des règlements municipaux sur le bruit et le stationnement, par exemple, qui pourraient s’appliquer à votre fête de quartier. Vous trouverez des renseignements sur les règlements municipaux d’Ottawa à l’adresse suivante :
http://www.ottawa.ca/residents/bylaw/index_fr.html.
Modèle de liste de contrôle pour la planification d’une fête de quartier
|
|
