Organiser d’autres événements spéciaux
Former un comité
Lorsque vous décidez d’organiser un événement spécial, il est toujours bon d’avoir des collaborateurs. Le fait de former un comité dont les membres auront des tâches et des responsabilités particulières assure le partage du travail et la participation de nombreux membres de la communauté. Un comité vous offre aussi un excellent moyen de connaître vos voisins et de découvrir leurs points forts ainsi que la contribution qu’ils pourraient apporter à l’organisation de futurs événements.
Recruter des bénévoles
Une fois que vous avez formé un comité, vous devez répartir les tâches et trouver d’autres bénévoles pouvant apporter leur aide pour différentes parties de l’événement. Le fait de recruter des personnes possédant des compétences différentes (par exemple, une personne ayant de l’expérience en finances pour établir le budget, ou une personne ayant des compétences en design pour collaborer à la commercialisation) est un bon moyen de bâtir une équipe complète. N’oubliez pas d’effectuer une recherche approfondie afin de créer une équipe diversifiée qui fera profiter votre événement de talents nombreux et variés. Les aînés et les personnes à la retraite ont souvent plus de temps à offrir, tandis que les jeunes ont l’expérience des nouvelles technologies et une énergie qui peut se révéler très précieuse.
Les membres du comité peuvent se voir confier des tâches particulières ainsi que la responsabilité de gérer les bénévoles afin d’avoir l’assurance que le travail sera accompli. N’oubliez pas qu’il faut remercier les bénévoles et qu’une remarque de nature personnelle, un remerciement au cours de l’événement ou même un petit cadeau en signe de reconnaissance pour le temps et les efforts que les bénévoles consacrent à votre événement peut contribuer pour beaucoup à faire en sorte que les gens se sentent appréciés à leur juste valeur.
Établir un budget et un calendrier
Les personnes qui organisent une fête ne veulent pas se retrouver avec une facture à payer à la fin. Vous devez donc établir un budget réaliste dès le départ. Pour établir un budget, vous devez énumérer tout ce dont vous aurez besoin pour la tenue de votre événement (nourriture, équipement, animation, commercialisation, prix, décorations, location d’espace, permis, cadeaux de remerciement, etc.) et en indiquer le coût. Vous devez ensuite déterminer ce que les dons et les commandites couvriront et les frais de participation que vous devrez exiger afin de recouvrer vos coûts. Efforcez-vous toujours de prévoir un certain montant dans votre budget pour les dépenses de dernière minute. Enfin, il faut qu’un membre de votre comité soit responsable du budget afin d’obtenir l’assurance qu’il sera respecté et que les personnes devant être rémunérées le seront.
Une fois que le comité a déterminé la raison d’être de l’événement et la date où il aura lieu, il est important d’établir le calendrier des différentes étapes. Ce document indique les activités à accomplir dans les mois et les semaines qui précèdent l’événement et après qu’il a eu lieu (retour de l’équipement loué et rédaction de notes de remerciement à l’intention des participants, par exemple). Le calendrier des différentes étapes fixe une échéance pour chaque activité et en précise le responsable. Un grand nombre de comités établissent aussi un horaire pour la journée de l’événement, afin d’avoir l’assurance que chaque activité (montage, discours, remise de prix, démontage, etc.) se déroulera à temps et selon l’ordre approprié. Plus ce document sera détaillé, mieux l’événement devrait se dérouler.
Obtenir des commanditaires locaux
Les propriétaires d’entreprises locales sont souvent disposés à donner une somme d’argent ou des produits pour la tenue d’un événement communautaire. Avant d’entrer en contact avec une entreprise locale, déterminez ce dont vous avez besoin et quelle quantité, et ce que vous pouvez être en mesure d’offrir à l’entreprise en retour (peut-être une publicité gratuite dans un programme ou un kiosque où elle pourra faire de la promotion). Savoir remercier les généreux donateurs est la meilleure façon de garantir à nouveau leur appui la prochaine fois.
Vous pouvez également communiquer avec les responsables de votre zone d’amélioration commerciale (ZAC) afin de leur demander s’ils accepteraient de participer à votre événement.
http://www.ottawa.ca/business/support/bia_fr.html
Nourriture et boissons
Si vous prévoyez servir de la nourriture et des boissons au cours de votre événement, rappelez-vous que vous devrez ramasser tous les déchets. Assurez-vous donc d’avoir assez de poubelles et de bacs de recyclage. Il faudrait peut-être aussi indiquer la liste des ingrédients, spécialement ceux qui causent beaucoup d’allergies, comme les noix, afin que vos invités sachent ce qu’ils mangent.
Si vous prévoyez servir de l’alcool au cours d’un événement se déroulant dans une propriété appartenant à la Ville (un parc, par exemple), vous devrez obtenir un permis d’occasion spéciale de la Ville d’Ottawa. Il y a aussi des règles à respecter en ce qui concerne la mise en place de l’installation où l’alcool sera servi et les personnes pouvant le servir. Vous trouverez la politique de la Ville d’Ottawa concernant la consommation d’alcool à l’adresse suivante :
http://www.ottawa.ca/city_hall/policies/alcohol_policy/index_fr.html.
Pour en savoir plus sur la façon de planifier et de tenir un événement spécial, consultez le site suivant :
http://www.ottawa.ca/city_hall/policies/alcohol_policy/planning_guide_fr.html.
Si vous vous trouvez dans un secteur rural, sachez que la Ville d’Ottawa a des lignes directrices particulières pour l’organisation d’événements dans des installations rurales.
http://www.ottawa.ca/residents/rural_connections/recreation/rural_facilities_
event_planning_fr.html
Invités spéciaux
Des représentants du Service de police, du Service des incendies ou du Service paramédic sont parfois en mesure d’assister à des événements communautaires. Le fait d’inviter des représentants de ces services est un excellent moyen de favoriser les relations entre eux et la communauté.
Communiquez avec le Service des incendies d’Ottawa pour discuter de votre événement :
613-580-2424, poste 15376
Communiquez directement avec votre centre de police communautaire afin d’inviter un agent à votre événement :
http://www.ottawapolice.ca/fr/ServingOttawa/cpc.aspx
Communiquez avec J.-P. Trottier, agent d’information et d’éducation publique au Service paramédic d’Ottawa, au 613-580-2424, poste 22483, pour inviter un paramédic à votre événement.
Vous pouvez également inviter des politiciens ou des célébrités à participer à vos événements en tant que conférenciers ou invités spéciaux. Pour inviter des politiciens provinciaux ou fédéraux, communiquez avec leur bureau de circonscription. Vous trouverez les coordonnées des conseillers municipaux d’Ottawa à l’adresse suivante :
http://ottawa.ca/city_hall/mayor_council/councillors/index_fr.html.
Pour inviter des célébrités à des événements, il est préférable de communiquer avec leur agent. Une recherche rapide sur Google ou au moyen d’un autre moteur de recherche vous permettra dans bien des cas de trouver les coordonnées des agents.
Obtenir la collaboration des médias locaux
Les médias, les stations de radio et les journaux communautaires locaux acceptent souvent d’annoncer un événement communautaire. Il serait bon d’inviter leurs représentants à assister à votre événement et à rédiger un article ou à produire un reportage sur votre voisinage, ou même à assurer la diffusion de l’événement en direct.
Assurance
Selon l’ampleur de votre événement et les activités qui doivent y avoir lieu, vous devrez peut-être souscrire une assurance pour pouvoir demander un permis. Il est recommandé de souscrire une assurance si votre événement prévoit des activités comme du hockey de rue ou d’autres activités sportives pouvant causer des blessures ou des dommages. Si vous prévoyez servir de l’alcool au cours de votre événement, vous devrez nécessairement souscrire une assurance pour obtenir un permis d’occasion spéciale.
Vous pouvez vérifier auprès de votre compagnie d’assurance habitation les tarifs qu’ils auraient à vous offrir. Vous pouvez aussi communiquer avec une compagnie comme PAL Insurance (1-800-265-8098), qui se spécialise dans les événements spéciaux.
Permis, règlements municipaux
Selon la nature de l’événement que vous souhaitez organiser, vous devrez peut-être obtenir des permis de la Ville d’Ottawa pour fermer les rues ou pour servir de l’alcool dans un lieu public. Vous devez soumettre votre demande de permis au moins un mois avant la tenue de votre événement. Pour en savoir plus sur les règlements municipaux concernant différents types d’événements spéciaux, communiquez avec le Bureau central des activités de la Ville d’Ottawa, aux coordonnées suivantes :
Bureau central des activités
101, promenade Centerpointe, 3e étage
Ottawa (Ontario)
K2G 5K7
Téléphone : 613-580-2424, poste 14613; courriel : eventcentral@ottawa.ca
Le Bureau central des activités, avec lequel vous pouvez communiquer par téléphone au 613-580-2424, poste 14613, ou par courriel à l’adresse eventcentral@ottawa.ca, peut aussi vous aider et vous diriger vers les ressources appropriées pour l’organisation de votre événement.
Autres types d’événements spéciaux à Ottawa
Comme Ottawa est la capitale du pays, un grand nombre d’événements publics, de défilés et de manifestations s’y déroulent. Ces événements entraînent souvent des fermetures de rues pouvant causer des désagréments aux automobilistes. Pour en savoir plus sur les fermetures de rues, visitez le site Web du Service de police d’Ottawa à l’adresse http://www.ottawapolice.ca/fr/home.aspx ou soyez à l’écoute des médias locaux afin d’obtenir régulièrement des mises à jour.
Modèle de liste de contrôle pour la planification d’un événement spécial
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