Lancer un bulletin communautaire
Un bulletin communautaire peut être un moyen divertissant de communiquer des renseignements importants au sujet de votre voisinage. Un bon bulletin contient des renseignements utiles et intéressants pour les lecteurs, comme les activités à venir, des conseils pour améliorer leur propriété, des promotions locales et, bien entendu, des nouvelles.
Publication sur papier ou sur le Web?
Auparavant, les bulletins communautaires étaient produits en version papier. Avec l’explosion d’Internet, du courriel et des services peu coûteux de conception et de diffusion de bulletins électroniques, un grand nombre de bulletins communautaires sont maintenant produits et diffusés en version électronique. Les deux formules comportent des aspects positifs et des aspects négatifs.
Un bulletin en version papier peut être plus coûteux et prendre plus de temps à produire et à diffuser, étant donné qu’il exige du papier, une imprimante personnelle ou un imprimeur professionnel ainsi qu’une livraison par porteur ou par courrier. Il a toutefois l’avantage de permettre de rejoindre tous les ménages et toutes les entreprises de votre communauté, y compris ceux qui n’ont pas accès à Internet où dont les membres ne sont pas à l’aise avec la technologie.
Un bulletin électronique a l’avantage d’être moins cher à produire et à diffuser. Par contre, il permet uniquement de joindre les membres de la communauté qui ont accès à Internet. Le fait d’afficher le bulletin sur un site Web oblige les gens à le chercher, ce qu’ils risquent de ne pas faire. Pour que vous puissiez envoyer le bulletin par courriel, il faut que vos voisins vous donnent leur adresse électronique, ce qu’ils n’accepteront pas nécessairement.
Ce qu’il vous faut pour démarrer
Pour lancer votre bulletin, vous devez décider qui en sera le rédacteur. Le rédacteur d’un bulletin communautaire en coordonne tout le contenu et rédige souvent plusieurs des articles. Il doit avoir une grande capacité de rédiger, le souci du détail et une bonne capacité d’interviewer des membres de la communauté ou de les persuader de contribuer au bulletin. Il est bon que plusieurs personnes collaborent au bulletin afin de partager le travail et de mettre leurs idées en commun.
Une fois que vous avez un rédacteur ou une équipe de rédaction, vous devez déterminer quelle sera la fréquence de publication du bulletin. Il est préférable de commencer par une fréquence peu élevée (quatre numéros par année, par exemple) et de l’accroître une fois que vous avez suffisamment de contenu et une bonne méthode d’édition.
Un bulletin communautaire peut compter différentes sections : renseignements sur les activités de l’association de voisinage (tirés des procès-verbaux des réunions), activités à venir, conseils utiles, messages de l’agent de police communautaire, services locaux (cliniques de vaccination contre la grippe, programmes communautaires, etc.), écoles locales et petites annonces.
Concevoir votre bulletin
La plupart des gens qui possèdent un ordinateur personnel ont accès à des logiciels et à des programmes permettant de concevoir des documents tels que des bulletins. Ces programmes contiennent souvent plusieurs modèles que vous pouvez utiliser et personnaliser. Vous n’avez qu’à y ajouter du contenu. Vous pouvez aussi demander à un bénévole de votre voisinage ayant l’expérience de la conception de vous aider.
De nombreux modèles de bulletins électroniques sont accessibles en ligne gratuitement ou moyennant de légers frais. Ils sont souvent faciles à utiliser, mais le choix est limité.
Il existe également des services de bulletins électroniques qui vous permettent de créer votre bulletin en ligne (il est préférable d’avoir une certaine connaissance de la conception et du Web si vous souhaitez ajouter des photos), puis de l’héberger et de mettre vos listes d’envoi à jour au moyen de leur système. Ces services vous donnent la possibilité de créer différents messages électroniques (cartes de Noël ou bulletins, par exemple).
Obtenir du contenu
Obtenir du contenu pour votre bulletin est souvent ce qui est le plus difficile. Le rédacteur ne peut pas tout faire seul. Trouvez des membres de votre communauté qui ont un intérêt pour l’écriture ou la photographie et invitez-les à contribuer régulièrement au bulletin. Cette équipe de rédaction peut proposer des idées d’articles, interviewer des membres de la communauté et développer les articles ou le contenu photographique. Demandez à des membres de la communauté de fournir des articles également.
Si le contenu provenant de la communauté forme une grande partie du bulletin, le rédacteur ou l’équipe de rédaction peut établir des lignes directrices sur le contenu, comme sur la longueur des articles et les sujets acceptables (sujets se rapportant à la communauté, par exemple), et préciser le droit de l’équipe de rédaction de réviser les textes. Vous pouvez demander aux membres de la communauté de collaborer de diverses façons, y compris dans le bulletin, aux réunions de voisinage, sur le site Web de votre communauté et dans les conversations avec les voisins et avec les entreprises locales. Assurez-vous que le nom des membres de la communauté accompagne leur article dans le bulletin.
Si vous acceptez la publicité dans votre bulletin, une bonne façon de faire participer les jeunes est de leur demander de distribuer des dépliants indiquant votre tarif de publicité aux entreprises qui servent votre communauté.
Conseils pour assurer le succès de votre bulletin
- Établissez un calendrier – Déterminez à quel moment vous voulez publier votre bulletin et, en fonction de cette date, quand vous devrez commencer à y travailler. Tenez compte des délais d’impression et de conception, des congés, des délais de distribution, etc. Assurez-vous que chacun des participants possède le calendrier.
- Créez/utilisez un modèle – Il est inutile de repartir de zéro à chaque nouveau numéro. Servez-vous d’un modèle afin que la production de votre bulletin soit uniforme, efficace et simple pour la prochaine personne qui en sera responsable.
- Efforcez-vous de limiter la quantité de contenu « bouche-trou » comme les blagues et les illustrations – Bien qu’il puisse parfois s’avérer nécessaire et même divertissant d’utiliser pareil contenu, les gens lisent votre bulletin afin d’obtenir des renseignements utiles. Ils seront moins portés à lire les numéros suivants s’ils ne trouvent pas votre bulletin assez valable.
- Demandez à quelqu’un de revérifier l’information – Même si l’on a le souci du détail, on ne voit pas toujours ses erreurs lorsque l’on est au cœur d’un projet de création. Le fait de faire vérifier ses documents par une personne de l’extérieur avant qu’ils ne soient imprimés ou distribués aide à réduire les erreurs.
- Publiez votre bulletin à temps – Le fait de publier son bulletin à temps aide à créer une attente parmi les lecteurs et à établir de bonnes relations avec les lecteurs, les collaborateurs et les annonceurs en montrant que vous êtes fiable.
- Demandez souvent l’opinion des lecteurs – Le fait d’ouvrir des voies de communication incite les gens à soumettre des idées d’articles et favorise l’engagement communautaire et le dialogue.
Ressources
Modèle de bulletin par courrier électronique produit au moyen des logiciels Microsoft Word et Microsoft Publisher
http://office.microsoft.com/fr-fr/templates/TC010219711036.aspx?CategoryID=CT101042971036
http://office.microsoft.com/en-us/templates/ct101043281033.aspx
Services de bulletins électroniques en ligne
