Que ce soit une soirée cinéma, un carnaval ou un festival de rue, un événement spécial est une excellente façon de réunir les gens du voisinage et de renforcer l’esprit communautaire. La présente section vous aidera à organiser et à diriger votre événement.

Réunir les bons éléments

Il est toujours bon de former un comité dont les membres auront des tâches et des responsabilités particulières. La création d’un comité assure le partage du travail et l’inclusion. De plus, un comité vous offre un excellent moyen de connaître vos voisins et de découvrir leurs points forts et leurs intérêts.

Prenez connaissance du Règlement municipal sur les événements spéciaux pour tout connaître sur les exigences et les responsabilités qui vous incombent.

Recruter des bénévoles

Les bénévoles peuvent apporter leur aide pour différents aspects de l’événement. Assurez-vous de bâtir une équipe complète et d’inclure des personnes possédant des compétences différentes.

Par exemple, les aînés et les personnes à la retraite ont souvent plus de temps à offrir, tandis que les jeunes ont l’expérience des nouvelles technologies et une énergie qui peut se révéler très précieuse.

Les membres du comité peuvent se voir confier des tâches particulières ainsi que la responsabilité de gérer les bénévoles afin d’avoir l’assurance que le travail sera accompli. N’oubliez pas qu’il faut remercier et reconnaître les bénévoles après l’évènement.

Établir un budget

Établissez un budget réaliste dès le départ. Voici coment :

  • Nommez un membre du comité responsable de veiller au budget et s’assurer qu’il sera respecté.
  • Énumérez tout ce dont vous aurez besoin et le coût de chacun. Assurez-vous d’inclure nourriture, équipement, animation, commercialisation, prix, décorations, location d’espace, droits de permis, cadeaux de remerciement, etc.
  • Déterminez ce que les dons et les commandites couvriront.
  • Rédigez une liste d’organisations à contacter. Déterminez comment vous allez solliciter leur aide et qui en sera responsable.
  • Décidez si vous allez demander la collaboration de vos invités. Par exemple, vous pouvez dresser une liste de nourriture et demander à vos voisins de contribuer.
  • Déterminez les frais de participation que vous devrez exiger afin de recouvrer vos coûts.
  • Prévoyez un certain montant dans votre budget pour les dépenses de dernière minute.

Fixer un calendrier

Une fois que le comité a déterminé l’événement qu’il désire organiser et la date où il aura lieu, il est important d’établir le calendrier. Ce document indique les activités à accomplir avant l’événement et après qu’il a eu lieu, tels la collecte de fournitures ou le retour de l’équipement loué. et rédaction de notes de remerciement à l’intention des participants. Le calendrier fixe une échéance pour chaque activité et en précise le responsable.

Un grand nombre de comités établissent aussi un horaire pour la journée de l’événement, afin de s’assurer que chaque activité (p. ex., montage, discours, remise de prix, démontage, etc.) se déroulera à temps et selon l’ordre approprié. Plus ce document sera détaillé, mieux l’événement devrait se dérouler!

Trouver des commanditaires locaux

Les propriétaires d’entreprises locales sont souvent disposés à donner une somme d’argent ou des produits pour la tenue d’un événement communautaire. Avant d’entrer en contact avec une entreprise locale, déterminez ce dont vous avez besoin et quelle quantité, et ce que vous pouvez être en mesure d’offrir à l’entreprise en retour (peut-être une publicité gratuite dans un programme, ou un kiosque à l’événement où elle pourra faire de la promotion). Savoir remercier les généreux donateurs est la meilleure façon de garantir à nouveau leur appui la prochaine fois.

Vous pouvez également communiquer avec les responsables de votre zone d’amélioration commerciale (ZAC) afin de leur demander s’ils accepteraient de participer à votre événement.

Nourriture et boissons

Si vous prévoyez servir de la nourriture et des boissons au cours de votre événement, assurez-vous d’avoir assez de poubelles et de bacs de recyclage. Il faudrait peut-être aussi indiquer la liste des ingrédients, spécialement ceux qui causent beaucoup d’allergies, comme les noix, afin que vos invités sachent ce qu’ils mangent.

Si vous prévoyez servir de l’alcool au cours d’un événement se déroulant dans une propriété appartenant à la Ville (p. ex., un parc), vous devrez obtenir un permis d’occasion spéciale de la Ville d’Ottawa. Il y a aussi des règles et règlements à respecter en ce qui concerne la mise en place de l’installation où l’alcool sera servi et les personnes pouvant le servir.

Permis

Si vous prévoyez plus de 500 invités sur les trottoirs ou dans les rues, vous devrez obtenir un permis d’événement spécial de la Ville d’Ottawa. Les événements avec plus de 500 invités exigent aussi un plan d’urgence provisoire et un plan du site ou du trajet provisoire.

Il y a différents permis si vous planifiez une fête de quartier ou une manifestation.

Vous devriez soumettre votre demande de permis au moins 30 jours avant la tenue de votre événement. Les échéances peuvent être plus courtes si vous prévoyez vendre l’alcool ou si vous prévoyez l’ajout de structures temporaires.

Les exigences peuvent aussi varier si vous planifiez votre événement dans un milieu rural, un parc ou sur un terrain de sport

Invités spéciaux

Des représentants du Service de police, du Service des incendies ou du Service paramédic sont parfois en mesure d’assister à des événements communautaires. Inviter des représentants de ces services est un excellent moyen de favoriser les relations entre eux et la communauté.

Les gens, en particulier les enfants, aiment examiner les véhicules de pompiers et de policiers, ainsi que les ambulances, lors d’événements spéciaux. Vous pourriez aussi inviter votre conseiller municipal!

Considérez l’implication des organismes suivants :

  • Le Service des incendies d’Ottawa, 613-580-2424, poste 15376, ou écrivez à fireeducation@ottawa.ca.
  • Votre centre de police communautaire pour inviter un agent à votre événement
  • L’agent d’information et d’éducation publique au Service paramédic d’Ottawa, au 613-580-2424, poste 22483, pour inviter un paramédic à votre événement.
  • Votre conseiller municipal pour l’inviter à votre événement. Les coordonnées de tous les conseillers municipaux sont affichées sur le site Web de la Ville d’Ottawa.

Vous pouvez également inviter des politiciens ou des célébrités à participer à vos événements en tant que conférenciers ou invités spéciaux. Pour inviter des politiciens provinciaux ou fédéraux, communiquez avec leur bureau de circonscription.

Obtenir la collaboration des médias locaux

Les médias communautaires locaux acceptent souvent d’annoncer un événement communautaire. Vous pouvez inviter leurs représentants à produire un reportage sur l’événement, pour attirer l’attention médiatique positive pour votre voisinage.

Vous pouvez aussi soumettre votre événement à certains sites Web pertinents comme Tourisme Ottawa.

Assurance

Si vous prévoyez servir de l’alcool au cours de votre événement, vous devrez nécessairement souscrire une assurance pour obtenir un permis d’occasion spéciale. Vous devrez souscrire une assurance pour d’autres types de permis, et il est recommandé si votre événement prévoit des activités ou des sports pouvant causer des blessures ou des dommages.

Communiquez avec votre courtier d’assurance pour discuter de vos options d’assurances. Si vous prévoyez tenir votre événement dans une installation de la Ville d’Ottawa, vous pouvez souscrire votre assurance de responsabilité au moment de signer votre entente pour l’utilisation des installations. Vous pouvez souscrire un régime d’assurance de responsabilité de la Ville d’Ottawa qui comporte une garantie maximum de 1 000 000 $ et qui est assorti de primes abordables.

Vous pouvez aussi communiquer avec une compagnie comme PAL Insurance (1-800-265-8098), qui se spécialise dans les événements spéciaux.

Pour plus d’information

Si vous avez besoin d’aide avec votre événement, communiquez avec le bureau central des Événements au 613-580-2424 poste 14613 ou par courriel au Bureaucentraldesactivites@ottawa.ca.